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Reglamento

  1. Podrán participar en calidad de expositores todas aquellas entidades o empresas públicas o privadas, nacionales y extranjeras, cuyas actividades se consideren incluidas el sector agropecuario y alimentario o afines a él.
  2. Las solicitudes de participación deberán formalizarse a través del contrato que se anexa a este Reglamento y con el pago de los valores y en las instancias en él establecidas. Los pagos deberán efectuarse mediante cheque, orden de pago o giro a favor de los organizadores. La aceptación definitiva de la solicitud queda reservada a los organizadores, que podrán rechazar aquellas solicitudes que no se ajusten a las finalidades de la exposición.

    En caso de que los pagos no fueran efectuados en las fechas fijadas, el solicitante perderá los derechos sobre el espacio reservado o adjudicado, sin la devolución de los valores previamente abonados. Si por causa de fuerza mayor el solicitante se viera impedido de utilizar el espacio contratado, deberá notificarlo por escrito a los organizadores, quienes tratarán de adjudicarlo a un nuevo solicitante, en cuyo caso devolverá el 75% de los valores abonados, reteniendo el 25% para cubrir los costos administrativos de la contratación. Si el espacio no pudiera ser adjudicado a otro participante, los organizadores retendrán la totalidad de los valores ingresados, quedando en libertad de ocupar el espacio según su conveniencia, a fin de no afectar la imagen de la exposición.
  3. El solicitante podrá elegir y reservar el espacio deseado, según estuviera disponible, de acuerdo al plano de la exposición. Los organizadores confirmarán en el contrato la adjudicación del espacio solicitado, haya sido ya adjudicado a un solicitante anterior, haciendo todo lo posible por conservar las características del espacio solicitado en un principio.
  4. Los organizadores se reservan el derecho de modificar el plano de la exposición por causas de orden técnico, en cuyo caso los expositores podrán ser re-ubicados en igualdad de circunstancias.
  5. Los interesados pueden arrendar un espacio de acuerdo a sus necesidades, que consistan de uno o más módulos contiguos de 3 metros de frente por 3 metros de fondo, según se encuentran distribuidos en el plano de la exposición, de acuerdo a las Opciones de Participación.
  6. El contrato de arrendamiento cubre un total de 6 días: dos para instalación e inauguración, tres para exhibición al público y uno para desmantelamiento. Incluye la iluminación general del recinto, aire acondicionado (durante los períodos de apertura al público y visitantes), vigilancia y seguridad las 24 horas durante todo el período, limpieza del recinto, inserción en el Directorio/Catálogo de la Exposición, promoción de visitantes calificados y de asistencia del público a través de publicidad en medios selectivos y masivos, antes y durante la exposición, así como invitaciones personales a clientes del expositor y distintivos para el personal del stand y la opción de hacer presentaciones técnicas en las conferencia programadas durante la feria.
  7. Los organizadores pondrán a disposición del expositor que presente su PAZ Y SALVO, el espacio por él arrendado, en las fechas y horarios que se indican a continuación:
    • Para instalación:
      Miércoles, 22 de octubre, de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.
      Jueves, 23 de octubre, de 8:30 a.m. a 4:00 p.m.
    • Para exhibición:
      Jueves, 23 de octubre( inauguración), de 7:00 p.m. a 10:00 p.m.
      Del viernes 24 al domingo 26 de octubre, de 1:00 p.m. a 9:00 p.m.
    • Para el desmantelamiento:
      Lunes 27 de octubre, de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.
  8. El expositor conviene en no instalar ni fijar objetos de manera que impliquen daños a las paredes, pisos o instalaciones del recinto de la exposición, ni a clavar o aplicar adhesivos directamente en las paredes o alfombra del stand suministrado por los organizadores.
  9. El Expositor entregará a los organizadores una lista de todos los artículos de valor que traigan al sitio de la exposición y el nombre de la(s) persona(s) autorizada(s) para retirarlos.
  10. Los organizadores mantendrán un servicio de vigilancia y seguridad preventiva las 24 horas del día durante todo el período cubierto por el contrato de arrendamiento. Sin embargo, no se responsabilizan por las pérdidas o daños que pudieran sufrir los artículos propiedad del expositor, ni de accidentes personales sufridos por contratistas, empleados o huéspedes del expositor, mientras se encuentren en el sitio de la exposición.
  11. Los artículos en exposición y/o decoraciones y rotulaciones del stand, deben mantenerse estrictamente dentro de las medidas del espacio asignado, de manera que nada obstruya los pasillos ni interfiera con el espacio vecino. En caso de violación de esta disposición, los organizadores tendrán la facultad de retirar dichos artículos, decoraciones o rotulaciones sin que medie responsabilidad alguna por haber así procedido y a imponer una multa, sin perjuicio de cobrar un alcance equivalente a la cantidad de espacio adicional ocupado multiplicados por el valor del metro cuadrado de espacio arrendado por el expositor, en los casos en que resultara imposible retirar los artículos objeto de la transgresión o cuando luego de una primera advertencia, dichos artículos permanecieran en el lugar.
  12. Los organizadores se reservan el derecho de objetar o prohibir la presencia, uso o funcionamiento de substancias, aparatos o dispositivos que a su juicio entrañen un riesgo de seguridad o que perturben el bienestar de los expositores y visitantes, tales como ruidos molestos, olores desagradables, etc.
  13. El expositor se compromete a no realizar presentaciones musicales durante el período de exhibición, salvo el día de inauguración: jueves 23 de octubre de 2008.
  14. El expositor se obliga a respetar los reglamentos de seguridad contra incendios establecidos por el Centro de Convenciones Atlapa.
  15. Aunque los organizadores obtendrán una póliza de seguro de responsabilidad civil para proteger de daños y perjuicios causados accidentalmente por los expositores o sus instalaciones al centro de Convenciones Atlapa y a terceros, incluyendo los visitantes a la exposición, esto no exime de responsabilidad a los expositores en los casos en que se compruebe negligencia o violación al presente reglamento o a las normas de prevención de incendios del centro de Convenciones Atlapa que se encuentran como anexo a este Reglamento.
  16. El expositor, sus contratistas, empleados o representantes designados para atender el stand, se obligan a portar el distintivo de identificación oficial para tener acceso libre al recinto de la exposición y durante su permanencia en el stand. Para tal efecto, los organizadores suministrarán al expositor dicho distintivo en cantidades de 5 por el primer módulo de 9 mts. cuadrados y 3 por cada módulo adicional, ocupado por el expositor.

    En los casos en que se constate la falsificación o uso indebido de dichos distintivos por parte de un Expositor a su personal, los organizadores tendrán la facultad de impedir el acceso de los transgresores al recinto de la exposición y a imponer una multa al expositor.
  17. El expositor, sus contratistas, empleados o representantes designados para atender el stand, no podrán ingresar al recinto de la exposición ninguna comida o bebida para su consumo durante los períodos de exhibición, excepto cuando se trate de algún brindis o bocadillos ofrecidos a los visitantes como atracción del stand.
  18. La distribución e muestras, folletos o artículos de propaganda al público visitante o los expositores, está permitida solamente dentro del área de Exhibición de Stands. En caso de transgresiones a esta disposición, los organizadores tendrán la facultad de conducir fuera del recinto a quienes se encuentran distribuyendo dichos artículos.
  19. El expositor se obliga a finalizar la instalación de su exhibición a más tardar a las 4:00 p.m. del día jueves 23 de octubre y a removerla del Centro de Convenciones Atlapa a más tardar a las 4:30 p.m. del día lunes 27 de octubre de 2008 . El Centro de Convenciones Atlapa y los organizadores se reservan el derecho de que luego que venza el plazo establecido por los Organizadores para el desmantelamiento de la Exposición, remover todos los efectos que allí permanezcan y almacenarlos a expensas, costo y riesgo del Expositor, sin asumir responsabilidad alguna por haber así procedido.
  20. Durante los días de exhibición sólo se permitirá la entrada o salida de artículos que cuenten con un permiso individual para cada caso, solicitado anticipadamente y por escrito a los Organizadores.
  21. Los Expositores que requieran facilidades o instalaciones no contempladas en el contrato de participación, como energía eléctrica, líneas telefónicas, mobiliario simple y plantas decorativas, deberán solicitarlas a los organizadores con la mayor anticipación posible. Los Organizadores harán todo lo posible por satisfacer los requerimientos, especificando claramente el costo que ocasionen dichas solicitudes. El Centro de Convenciones Atlapa se reserva el derecho de suministrar, con carácter de exclusividad, estos requerimientos.
  22. El Organizador mantiene el control sobre la Exposición y ejercerá a su discreción la aplicación de medidas que emanen de sus decisiones con respecto a la asignación de espacios, admisión de visitantes y el presente Reglamento.

 

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